5 Tips Merencanakan Acara Bisnis
Images source: freepik.com

5 Tips Merencanakan Acara Bisnis

Anda mungkin orang yang beruntung yang telah ditugaskan untuk melakukan hal-hal ajaib, menggunakan setengah dari sumber daya yang tersedia saat ini tahun lalu. Ekonomi mempengaruhi jumlah dolar yang akan tersedia pada waktu yang lebih baik, dan sayangnya, jumlah bakat yang tersedia mungkin juga menurun.

Tak heran, penyelenggara acara menginginkan lebih. Lebih banyak kilatan, lebih banyak bintang, lebih banyak tempat spektakuler, dan daftarnya terus berlanjut. Sangat mudah untuk melupakan bahwa kesederhanaan itu tetap keren dan menyenangkan, dan itu harus menjadi tujuan Anda pada akhirnya. Apakah para anggota pergi dengan mengatakan mereka bersenang-senang? Oleh karena itu, berikut adalah lima tips yang perlu diingat, karena Anda dapat menyetujui uang kertas kecil yang ditawarkan dan berhasil dalam perubahan paradigma yang merangsang rasa percaya diri dari acara yang dibicarakan orang selama berbulan-bulan.

Hati-hati dengan hal-hal kecil. Ini mungkin tampak mengejutkan, tetapi ini adalah salah satu langkah yang paling diabaikan dalam perencanaan acara yang efektif. Bekerja seolah-olah ada kekosongan rekam medis sering menyebabkan kebingungan dan frustrasi hanya beberapa hari sebelum acara atau pada saat yang paling penting dari hari acara. Buat anggaran sebelum menghabiskan sepeser pun sehingga anggaran Anda memengaruhi keputusan pembelian Anda. Jika memungkinkan, atur dengan seseorang yang memiliki cadangan 10% untuk acara tersebut. Yang terbaik adalah membuat permintaan seperti itu hanya jika anggaran cadangan untuk acara tersebut ditetapkan. Cushion 10% ini hanya boleh digunakan dalam keadaan tak terduga yang selalu terjadi. Bagaimanapun, rencanakan acara Anda berdasarkan 90% dari semua dana yang tersedia pada awalnya. Tak Terduga Hal tak terduga akan muncul di acara lebih awal dari orang lain.

Tempat, tempat, tempat. Suasana suatu peristiwa dapat memberikan kontribusi yang signifikan terhadap keberhasilan atau kegagalannya. Karena minimnya anggaran, ada kemungkinan hotel mewah khas tidak akan dianggap sebagai tempat acara dalam setahun. Perhatikan kantor dan ruang manufaktur terbaik di area tersebut, dengan tanda “sewa” di kedua sisi gedung. Banyak pemilik gedung dan manajer properti bersedia menyewa sebagian kecil dari ruangan yang mungkin dikenakan oleh hotel dengan dekorasi yang sama. Lokasi-lokasi ini bisa membuat kagum pengunjung, tergantung di mana Anda memilih, seperti lantai 50 yang menghadap ke kota.

Pergi ke setengah dari pesta-hampir setiap acara yang menarik beberapa orang menggunakan sumber daya yang sama. Makanan, tempat duduk, perlengkapan audiovisual, dan tempat. Jika Anda memiliki perencana acara yang disewa, hubungi mereka untuk mengetahui apakah Anda mengetahui acara lain yang dijadwalkan pada hari yang sama dengan acara Anda. Mungkin satu acara di siang hari dan yang lainnya di malam hari. Sebagian besar peralatan yang dibutuhkan untuk acara tersebut disewa untuk jangka waktu tertentu dan biaya sewa tersebut merupakan beban bersama. Hal ini juga memungkinkan untuk menyesuaikan menu. Dengan menggunakan konsep grosir, Anda bisa sedikit menekan biaya makan.

Nilai Quid Pro Quo. Acara yang direncanakan sangat berharga dalam bentuk audiens yang tertarik yang sesuai dengan demografi spesifik yang ingin menarik banyak perusahaan. Tentukan layanan dan produk yang Anda butuhkan untuk acara Anda dan manfaatkan hubungan yang ada. Anda mungkin membutuhkan seorang fotografer dan Anda mengenal seseorang yang membutuhkan situs web. Anda mungkin dapat menandatangani kontrak antara fotografer dan pengembang web yang mengumumkan acara online. Ini memberi pengembang web kesempatan untuk mempromosikan bisnis mereka kepada peserta acara dengan cara yang disepakati bersama.

Ada lebih sedikit kertas dan lebih sedikit masalah. Sudah menjadi tradisi lama bahwa acara disertai dengan banyak kertas, undangan, program, selebaran, pamflet, dan, tentu saja, tiket. Mencetak materi terkait itu mahal, dan tidak satu pun dari produk intensif sumber daya ini yang penting secara digital. Gunakan sejumlah sistem pemasaran email untuk mengirim undangan. Beberapa adalah solusi hemat biaya untuk pemasaran acara online, beberapa menargetkan demografi tertentu, sementara yang lain hanya perlu menemukan target demografi melalui saluran media sosial. Untuk tiket, ada banyak layanan tiket online yang memungkinkan Anda mengatur tiket dengan mudah dan menjualnya kepada peserta acara.

Jangan biarkan ekonomi memengaruhi kemampuan Anda untuk merencanakan acara yang tak terlupakan. Ini adalah tugas yang dapat Anda lakukan.