Waktu Dan Biaya Manajemen Proyek Yang Sukses
Images source: freepik.com

Waktu Dan Biaya Manajemen Proyek Yang Sukses

Manajemen proyek yang sukses tergantung pada keseimbangan ruang lingkup, biaya, dan waktu, yang merupakan komponen kunci dari sebuah proyek. Ini sering disebut sebagai segitiga lingkup proyek atau segitiga kualitas proyek. Lingkup mengacu pada kuantitas dan kualitas dari apa yang proyek Anda butuhkan untuk diimplementasikan. Biaya mengacu pada biaya keuangan proyek (bahan dan sumber daya), dan waktu mengacu pada waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan keseluruhan proyek.

Rekan saya menyukai pepatah, “Bagus, murah, atau cepat pilih satu atau yang lain.” Pada dasarnya, ini menunjukkan hubungan antara kekuatan desain ini. Jika Anda ingin menyelesaikan proyek Anda secara efisien dan cepat, itu membutuhkan biaya. Jika Anda ingin proyek Anda cepat dan murah, Anda harus berkompromi dalam skala. Jika Anda ingin membuat proyek Anda berkualitas tinggi dan murah, itu akan memakan waktu. Mengetahui pendorong utama di balik proyek akan membantu Anda membuat keputusan ketika titik balik datang dan sesuatu harus memberi jalan.

Berbicara dengan klien membantu menentukan faktor proyek mana yang tetap dan mana yang fleksibel. Misalnya, klien mungkin memiliki tenggat waktu tetap dan tidak ada cara untuk memenuhinya pada volume saat ini. Mengetahui bahwa jadwal proyek adalah kekuatan pendorong utama proyek, Anda segera memiliki dua pilihan. Kurangi ruang lingkup atau tingkatkan sumber daya.

Berikut adalah beberapa tip untuk mengelola volume, biaya, dan waktu.

manajemen daerah

Lingkup mengacu pada kualitas dan kuantitas hasil proyek yang spesifik untuk proyek tertentu. Sayangnya, volumenya cenderung meningkat seiring berjalannya proyek. Hal ini dapat disebabkan oleh beberapa faktor. Dalam banyak kasus, seiring berjalannya proyek, proyek menjadi lebih jelas dan lebih sadar akan persyaratan sebenarnya daripada asumsi berdasarkan perkiraan. Baik klien maupun pemasok dapat jatuh ke dalam perangkap “Bukankah lebih bagus jika kita bisa melakukan ini …”. Oleh karena itu, kita harus selalu menyadari potensi kita dan menaatinya. Manajer proyek harus menyadari masalah skala, karena menambahkan skala meningkatkan biaya dalam hal anggaran proyek dan, dalam beberapa kasus, waktu proyek.

Pastikan Anda memiliki perjanjian tertulis formal tentang ruang lingkup proyek. Jika jangkauannya “ambigu”, Anda akan terjebak di dalam dan di luar jangkauan. Ini berguna jika Anda dapat melihat dengan jelas bahwa elemen yang diusulkan adalah variasi dari dokumen.

Kenali skala creep-pahami

spesifikasi/persyaratan. Kenali varian dokumen yang disepakati dan sorot sebagai masalah proyek.
Mengevaluasi dampak dan mengidentifikasi pilihan. Perkirakan waktu dan biaya yang terkait dengan peningkatan dan tunjukkan kepada siapa saja untuk membuat keputusan. Tergantung pada tingkat otonomi manajer proyek dalam proyek, Anda dapat membuat keputusan sendiri tentang hasilnya. Jika tidak, berikan opsi ringkas sehingga pengambil keputusan dapat membuat keputusan yang tepat.
Periksa rencananya. Bergantung pada hasil diskusi, Anda mungkin perlu menghapus fitur lain untuk dijalankan, menambah waktu, menambah sumber daya (dan biaya terkait), dan meningkatkan biaya material untuk diselesaikan. Apa pun hasilnya, dokumentasikan dan jelaskan kepada semua orang bagaimana hal itu akan memengaruhi proyek Anda. Tinjau rencana Anda untuk mencerminkan perubahan Anda.

Manajemen biaya dan waktu
Kiat-kiat berikut mencakup biaya dan waktu.

Penilaian Menyeluruh-Semua orang tahu bahwa mampu menilai di area yang terdefinisi dengan baik adalah cara terbaik untuk mencapai ini, tetapi ini sering tidak terjadi. Harga tetap, pra-kutipan dapat membuat ini sangat sulit dan kita sering harus bekerja dengan apa yang kita miliki saat ini. Gunakan pengetahuan Anda tentang waktu tugas dan pengetahuan tim untuk melihat proyek sebelumnya. Kami tahu apa yang mungkin diremehkan, jadi istirahatlah daripada melakukan segala sesuatu berdasarkan skenario terbaik.

Rencana Tanggap Darurat-Ingatlah untuk menerapkan waktu yang cukup untuk tanggap darurat. Kontinjensi ini harus didasarkan pada tingkat detail di bidang pekerjaan, pengetahuan organisasi dan tingkat sumber dayanya saat ini, ukuran proyek, dan faktor eksternal yang dapat mempengaruhi proyek (seperti ketergantungan). . yang lain. proyek. Jangan lupa untuk memastikan waktu peninjauan dan persetujuan yang cukup. Juga, perlu diingat bahwa semakin banyak orang yang terlibat dalam peninjauan dan persetujuan, semakin lama waktu yang dibutuhkan.

Lacak proyek Anda-Ketahui apa yang berada di luar cakupan proyek Anda dan ambil tindakan segera. Perencanaan proyek adalah alat perencanaan utama.